Debiteurenleed

Iedere ondernemer heeft er mee te maken: openstaande debiteuren, inning, maar ook afboeking ervan. Wat kunt u er aan doen dat dit zo min mogelijk gebeurt, maar ook dat uw werkkapitaal en liquiditeit verbetert?  
 
Wat gebeurt er in de praktijk? 
Van een (nieuwe) opdrachtgever wordt iedereen blij. Er mag werk worden verricht! Daarbij hoort ook een factuur. Afhankelijk van de algemene voorwaarden dient de factuur binnen een aantal dagen na de factuurdatum te worden betaald. Dit is meestal binnen 8, 14 of 30 dagen. Als deze betalingstermijn wordt overschreden, wat doe je dan? 
 
De ondernemer vindt het vaak lastig om de klant persoonlijk aan te spreken op zijn betalingsgedrag. Wat is dan de beste manier? De klant per mail benaderen of bellen? Alles is eraan gelegen om de klantrelatie goed te houden.  
 
Wat wij zien in de praktijk is dat er te weinig aan de ouderdom van de debiteuren wordt besteed. En dat is jammer. De reden is veelal, dat de klant te druk is met het reguliere werk. De administratie komt later wel, debiteurenbeheer staat dan helemaal onderaan op de “to do” lijst. Toch is dat jammer, want elke euro die open blijft staan en soms ook moet worden afgeboekt, heeft direct invloed op liquiditeit en het werkkapitaal. Immers er wordt geen euro van de klant ontvangen, maar de btw dient wel afgedragen te worden aan de Belastingdienst. 
 
Bij geen of een te late reactie op een factuur die al geruime tijd openstaat, is de drempel vaak te hoog om nog te mailen of te bellen. Bij de verwerking van de administratie per maand of kwartaal wordt door de assistent-accountant geconstateerd dat er nog debiteuren openstaan, waarvan de betalingstermijn is verstreken. De eerste reactie is, ik ga erachteraan! Maar bij de afsluiting van de jaarcijfers blijkt dan toch dat de factuur niet is betaald en dient er alsnog een voorziening dubieuze debiteuren worden gevormd. Tijdens de bespreking van de jaarrekening komt deze post nog weer naar voren. Kortom een verkoopfactuur die niet wordt voldaan, roept vaak ergernissen op.  
 
Btw dubieuze debiteuren  
Sinds 1 januari 2017 mag u de btw terugvragen als de factuur ouder is dan 1 jaar en wanneer u verwacht dat deze niet zal worden betaald. Dit betekent dat u maandelijks uw debiteurenlijst zou kunnen beoordelen of er debiteurenvorderingen openstaan die aan deze voorwaarde voldoen. De btw kunt u terugvragen door het bedrag van de negatieve omzet in uw aangifte omzetbelasting over het betreffende tijdvak bij omzet hoog en/of omzet laag te verwerken. Fijn dat de Belastingdienst dit stukje meebetaalt van uw debiteurenleed! 
 
Wat is er aan te doen? 
Allereerst adviseren wij periodiek de debiteurenlijst te bekijken welke debiteuren openstaan. Stel hiervoor een procedure op en volg deze. Duidelijkheid en een vaste werkwijze is hierbij essentieel. Door aandacht aan de openstaande posten te besteden, komt u in gesprek met de klant en kunt u afspraken maken over de betaling. Komt u hier niet aan toe of vindt u dit lastig door de klantrelatie, neem dan contact met ons op. Wij kunnen u helpen met uw debiteurenbeheer. We hebben er veel ervaring mee. Onze ervaring is dat er minder oude debiteuren open blijven staan, minder afgeboekt hoeft te worden en het werkkapitaal en liquiditeit verbetert.  
 
Nieuwsgierig geworden, neem gerust contact met ons op.